- Что такое закрывающие документы
- Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии ИП
- Кто может получить закрывающие документы
- В каком формате предоставляются закрывающие документы
- Условия предоставления закрывающих документов
- Как формируются закрывающие документы
- Формула для расчёта
- Как получить оригиналы закрывающих документов повторно
- Как скачать скан-копии закрывающих документов
- Как изменить данные в УПД
- Возможные проблемы
- В Личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы
- Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты
- Какие нужны документы, если ИП работает без НДС
- Копии или оригиналы закрывающих документов готовит ИП
- Хранение первичных документов
- Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
- Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
- Формирование первичной бухгалтерской документации
- Когда оформлять закрывающие документы
- Оформление сделок в сервисе «Моё дело»
- Что ещё можно делать в нашем сервисе
Что такое закрывающие документы
Итоговыми документами называются документы, подтверждающие факт выполнения работ, передачи товаров, оказания услуг и отсутствие претензий друг к другу со стороны сторон договора. На основании этих документов на счета поступают ТМЦ, учитываются услуги, а поставщику определяются доходы и доходы от продаж.
В бухгалтерии каждая хозяйственная операция должна быть задокументирована и задокументирована. Только на основании оформленных документов вы сможете доказать налоговым органам правильность исчисления налога.
Для бухгалтерского учета от ИП требуются закрывающие документы для подтверждения расходов, принятия их в качестве расходов, уменьшающих налог на прибыль, а также для зачета НДС по полученным товарам и полученным услугам. При отсутствии документов налоговый орган может произвести перерасчет налога, наложить штрафы и пени, например за грубые нарушения бухгалтерского учета, непредставление документов при проверке, занижение налоговой базы и т.д.
Если у вас нет документов, подтверждающих выполнение работ, услуг или передачу товара покупателю, то есть нет подписанного и оформленного с его стороны счета или акта оказания услуг (выполнения работ), то непорядочный люди могут уйти, воспользовавшись этим, и взыскать с вас всю сумму через арбитражный аванс, договорные штрафы и покрыть расходы на адвоката. Вы не можете доказать, что добросовестно выполнили свои обязательства.
Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии ИП
При согласовании поставки товаров или оказании услуг вы заключаете с другой стороной (организацией или индивидуальным предпринимателем) письменный договор, в котором должны указать все существенные условия сделки:
- названия сторон;
- предметы первой необходимости;
- предмет договора (наименование, характеристики, количество поставляемого товара или описание услуг);
- цена;
- условия оплаты;
- искушает.
В договоре обычно прописывается вид документа, который подтверждает выполнение условий договора. Для небольших разовых сделок по оказанию услуг иногда вместо договора используется счет-фактура или счет-фактура. Для этого добавьте краткую информацию об основных условиях договора. Оплата может быть произведена по счету или договору.
К основным закрывающим документам относятся:
- счета-фактуры;
- действия по оказанию услуг (или выполнению работ);
- счет;
- УПД (универсальный передаточный документ);
- БСО (форма строгой отчетности);
- квитанция.
Вы можете сами разработать бланки счетов-фактур и делать покупки, включив в них необходимые данные. Эти формы должны быть оформлены как приложение к приказу о принципах бухгалтерского учета. Удобнее использовать типовую форму счета-фактуры ТОРГ-12 и документ, доступный в любой бухгалтерской программе.
Для выставления счета используется только единая форма. Чтобы сократить бумажную работу, вы можете использовать UPD, который объединяет счет-фактуру и счет-фактуру.
Кто может получить закрывающие документы
Закрывающие документы выдаются только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, осуществившим оплату по безналичному расчету со своего расчетного счета.
При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный расчет или Безналичный расчет в иностранной валюте.
Оплата счета через платежные системы или терминалы мгновенной оплаты считается платежом физического лица. По законодательству РФ закрывающие документы для такого платежа не предоставляются. Для получения документов, подтверждающих оплату, обратитесь в службу технической поддержки платежной системы.
В каком формате предоставляются закрывающие документы
До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счет-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем Универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счет-фактуру и акт выполненных работ. Ниже приведены условия подачи закрывающих документов.
Условия предоставления закрывающих документов
- Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в личный кабинет и отправляются на электронную почту в течение 15-го числа следующего месяца с даты начала оказания услуги.Оригиналы документов направляются по адресу:
- почтой России в течение двух недель после загрузки скан-копий в личный кабинет;
- по ЭДО, взаимодействие с которым настроено — до 15 числа следующего месяца с момента загрузки скан-копий в личный кабинет.
- Оригиналы документов можно получить лично в московском офисе. Для получения документов напишите запрос в службу поддержки или справочный чат.
- Документы датируются последним числом месяца.
- Закрывающие документы не могут быть сформированы сразу на всю сумму счета, в зависимости от типа услуги.
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от вида предлагаемой услуги счет может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе сервиса
- договорной гарантии
на всю сумму
Документы формируются сразу на полную сумму за услуги, где невозможно изменить тарифный план или вернуть деньги.
Эти услуги включают в себя:
- Получить партнерский тариф;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Сертификат регистрации домена;
- Google Workspace для домена (годовой план);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная площадка;
- Скрыть личные данные;
- Брокер доменов.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счета, а на количество использованных дней в месяце. Этот способ используется для услуг, где можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
Эти услуги включают в себя:
- Хостинг;
- ВПС;
- Выделенные физические серверы;
- Размещение;
- Дополнительный IP-адрес;
- Чистый сайт на CMS;
- Мониторинг сайта;
- Google Workspace для домена (гибкий вариант).
Формула для расчёта
Формула для приблизительного расчета выглядит так:
Сумма платежа в год / 365 дней * количество дней в месяце
Например: хостинг оплачивается на 6 месяцев в размере 2000 руб. Хотелось бы узнать, сколько документов будет доставлено за ноябрь:
(2000 (рублей) х 2 (полгода) / 365 (дней в году)) х 30 (количество дней в ноябре) = 328,767123288 (рублей за ноябрь).
Этот расчет производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Тем не менее, закрывающие документы в конечном итоге будут предоставлены на всю уплаченную сумму.
по мере использования средств на балансе сервиса
У некоторых сервисов есть свой баланс. По ним мы предоставляем закрывающие документы по мере использования средств с внутреннего баланса сервиса.
Компания REG.RU предоставляет покупателю итоговые документы на сумму вознаграждения, полученного от сделки. Комиссия REG.RU составляет 10 процентов (включая НДС) от стоимости доменного имени.
На всю сумму, полученную от покупателя по безналичному расчету, REG.RU предоставляет только отчет о движении денежных средств.
Это распределение согласовано в Агентском договоре, пункт 4.3: «Счет на стоимость Цены домена выставляется Покупателю на основании настоящего договора без учета НДС. Регистратор не предоставляет Покупателю финансовые документы на указанную сумму. По требованию покупателя регистратор может предоставить отчет о расходовании денежных средств. Факт перечисления и зачисления денежных средств подтверждается в соответствии с законодательством Российской Федерации бухгалтерскими и банковскими выписками и иными документами.»
Для получения скан-копий отчета о движении денежных средств напишите запрос в службу поддержки. Мы отправим пакет оригиналов документов на ваш контактный адрес в течение одного месяца после сделки.
Читайте также: Закон о тишине в Нижегородской области 2023 в многоквартирном доме: режим, до скольки можно шуметь, время, текст редакции
Как получить оригиналы закрывающих документов повторно
По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в контактах владельца аккаунта. При неправильном почтовом адресе закрывающие документы могут не дойти до получателя. В этом случае документы будут возвращены на почтовый адрес нашей организации. Соответствующее сообщение будет отправлено на ваш контактный адрес электронной почты.
Если вы не получили оригиналы документов из-за неправильного почтового адреса, измените свой адрес на правильный в контактах владельца аккаунта и закажите повторную доставку документов по одной из инструкций ниже.
по почте через ЭДО в офисе REG.RU
Возврат Почтой России — платная услуга. Цена 200 руб. Для заказа выполните следующие действия:
- Авторизуйтесь на сайте REG.RU и перейдите в раздел Документы.
На вкладке «Выход из документов (ЖК-экран)» нажмите «Отправить повторно:Проверьте необходимые документы и нажмите Оплатить:
- Оплатить счет удобным способом.
Готово, после создания заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели.
Повторная отправка закрывающих документов для ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие действия:
- Настроить обмен оригиналами закрывающих документов через систему электронного документооборота (ЭДО).
- Создать запрос в службу поддержки на отправку закрывающих документов через ЭДО.
Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение 24 часов.
Еще один бесплатный способ вернуть закрывающие документы — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие действия:
- Создайте тикет в поддержку или помогите в чате с темой «Финансовые проблемы».
- Введите ИНН организации и необходимые документы в заявку.
- В ответном сообщении специалист службы поддержки сообщит вам дату, когда можно будет забрать документы.
Готово, забрать документы в московском офисе REG.RU в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщить руководителю ИНН и наименование организации.
Адрес офиса: г. Москва, Ходынский бульвар, д. 20А. (метро «ЦСКА»). Время работы: с 9.00 до 18.00 по будням.
Как скачать скан-копии закрывающих документов
- Авторизуйтесь на сайте REG.RU и перейдите в раздел Документы.
Перейдите на вкладку «Выходные документы (UPD)» и нажмите «Загрузить» рядом с нужным документом:
Готово, отсканированная копия документа сохранена на вашем компьютере. Письмо с копией также будет отправлено на электронную почту бухгалтера, указанную в «Контактах владельца счета».
Как изменить данные в УПД
Если вам необходимо изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите запрос в службу поддержки.
В UPD вы можете изменить:
- название компании;
- юридический адрес;
- Контрольная точка;
- номер платежного поручения (только за незакрытый квартал).
В UPD нельзя изменить:
- дата документа;
- номер документа;
- объем предоставляемых услуг;
- ИНН для организации.
Внимание: если реквизиты в документах не совпадают с текущими реквизитами организации, воспользуйтесь инструкцией: Как изменить реквизиты организации?
Возможные проблемы
В Личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы
Документы не могут отображаться в личном кабинете, если:
- счет был оплачен через различные платежные системы или через терминалы моментальной оплаты;
- оплата произведена от лица;
- переведенных средств недостаточно для оплаты услуг;
- срок оформления итоговых документов не прошел.
Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте тикет в службу поддержки, подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий оплату.
Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты
Для транзакций по картам компаний REG.RU не предоставляет закрывающие документы.
По законодательству РФ непосредственными держателями банковских карт являются физические лица, даже если карта выдана на юридическое лицо или индивидуального предпринимателя (см п. 1.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. N 266). -П). Если карта корпоративная, то она оформляется на конкретного сотрудника. При проведении карточных транзакций платежный шлюз возвращает информацию о держателе карты, которым всегда является физическое лицо, банку-эквайеру. Таким образом, все платежи по банковским картам REG.RU осуществляются от физического лица.
Согласно законодательству РФ учетные документы (счет-фактура, комплектация и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при внесении ими прямого безналичного платежа с расчетного счета организации или оплате наличными по предъявлении соответствующие документы.
Подтверждением целевого использования средств на карте компании является:
- счет на оплаченный счет;
- выписка с карт-счета.
Счет-фактуру можно загрузить в разделе «Счета-фактуры», нажав на нужный номер счета-фактуры. Примечание! Эти контрактные инструкции являются обязательными.
Какие нужны документы, если ИП работает без НДС
У ИП часто спрашивают, что входит в закрывающие документы по счетам, если деятельность ведется без учета НДС. Список документов тот же, кроме счета-фактуры. Однако в некоторых нестандартных ситуациях индивидуальный предприниматель, использующий УСН, должен выставить счет-фактуру.
Копии или оригиналы закрывающих документов готовит ИП
Счета-фактуры и акты составляются поставщиком в двух экземплярах и должны быть подписаны обеими сторонами, также требуется печать или доверенность.
Только оригиналы документов имеют юридическую силу. Копии, даже нотариально заверенные, могут использоваться только временно при непременном замене оригиналов.
Хранение первичных документов
Первичный должен храниться не менее 5 лет. В течение этого периода ФНС может в любой момент запросить у вас или ваших контрагентов документы для проведения проверки. Документы потребуются и в случае судебного разбирательства.
Раньше для подачи документов требовались полки, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, переведите первичный архив в электронный вид. Бухгалтерские услуги помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — так проще искать документы. В сервисном списке проще отследить отсутствие первичных, закрывающих, платежных и транзакционных документов. Электронные документы заверяются электронной подписью.
Если у компании нет первичного документа, если срок обязательного хранения еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тысяч рублей. Еще одна проблема с утерей документов – невозможность учесть расходы при расчете налоговой базы. В этом случае налоговые органы доначислят налог, и компания должна будет доплатить.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки в компании можно разделить на три этапа:
Первый шаг – согласование условий сделки. Результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап – оплата во время транзакции. Первичные документы, подтверждающие оплату:
- Наличный расчёт — кассовый чек, квитанция о приходном кассовом ордере, бланк строгой отчётности. Организации редко производят расчет наличными, так как сумма расчета через кассу ограничена 100 тыс руб. Обычно сотрудники получают авансы или ответственные деньги наличными.
- Электронные платежи, в том числе инкассо, платежные системы или переводы с расчетного счета — выписка с банковского счета.
Третий этап – получение продуктов. Требуется подтверждение того, что покупатель получил товар или услугу, а продавец получил оплату. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть использованные средства в расходах. Получение подтверждено:
- коносамент;
- квитанция;
- выполненное действие или оказанная услуга.
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях значительно различаются. Несмотря на это, существует перечень первичной документации, необходимой в бухгалтерии:
- Договор.
- Счет на оплату.
- Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
- Товарная накладная.
- Действие выполненных работ или оказанных услуг.
- Счет.
Данный перечень документов по сделкам не является исчерпывающим, он может быть расширен в зависимости от видов операций и учетных функций организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации позволяют составлять ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что только документ, содержащий все необходимые реквизиты, имеет юридическую силу:
- Название документа.
- Дата создания.
- Название организации или имя учредителя составителя.
- Содержание документа или операции.
- Натуральные и денежные показатели.
- Данные от ответственных лиц.
- Подписи сторон.
Основные формы, используемые организацией, изложены в принципах бухгалтерского учета. В процессе работы может возникнуть необходимость в обновлении или дополнении бланков – это тоже фиксируется в учете.
Когда оформлять закрывающие документы
Счет-фактура оформляется в момент передачи товара. Готовить счет на предоплату не нужно, так как этот документ подтверждает фактическую передачу товара. При этом необходимо подготовить счет-фактуру в 2-х экземплярах, каждый из которых должен быть подписан обеими сторонами. Каждая сторона сохраняет свой экземпляр для проводки или учета списанного товара.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) выдается только после выполнения работ. Если у заказчика есть претензии к выполненным работам (услугам), он вправе отразить это в законе. Если акт подписан без замечаний, считается, что работа принята безоговорочно.
Оформление сделок в сервисе «Моё дело»
В нашем сервисе все первичные документы создаются буквально в 2 клика, при этом их можно оформить на вашем бланке, с печатью и сканом подписи.
Вы также можете сразу же отправлять счета клиентам с помощью кнопки оплаты. Получив такой счет на электронную почту, клиент сможет оплатить его любым удобным способом (картой, электронными деньгами) онлайн. Это удобно как для вас, так и для ваших контрагентов.
Что ещё можно делать в нашем сервисе
- заполнить и подать налоговую декларацию;
- генерировать другие отчеты;
- рассчитывать налоги и страховые взносы;
- рассчитаться с бюджетом и подрядчиками;
- проверить в ИФНС;
- заполнение кадровых и других документов;
- получить консультацию специалиста.