Выписка из штатного расписания

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание является одним из основных документов компании. Это может быть сделано в единой форме или в свободной форме. Штатное расписание содержит сведения обо всех штатных единицах в организации, их распределение по структурным подразделениям, данные об оплате труда (оклад, коллективная ставка, различные надбавки) и другую подобную информацию. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, редко им пользуются, но в крупных организациях он почти всегда доступен.

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставить его в полном объеме нигде нельзя (за исключением различных надзорных органов — по их требованию), но работодатель обязан предоставить частичное заявление любому из своих подчиненных, если кто-либо из них получит подобную просьбу.

Как составить?

Когда мы говорим о том, как сделать выписку из СР, следует отметить, что составитель должен учитывать нюансы составления соответствующего документа.

Разрабатываемый закон содержит детали, установленные СР. Внесены исправления в название, заключающиеся во вставке слова «Извлечение» перед названием действия».

Закон указывает дату и номер, присвоенные первоначальному расписанию при составлении. Дату подготовки закона и его регистрационный номер указать невозможно.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не обязано подписывать проект закона. После составления закона в конце впишите фамилию и инициалы лица, подписавшего СР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выписка из любой формы документации равноценна копии. Для придания юридической значимости он заверяется соответствующей печатью, а также проставляется отметка, свидетельствующая о сертификации.

Правила составления выписок из документов регулируются локальными законами, принятыми той организацией, где необходимо сделать выписку. Закон может быть составлен на бланке, составленном бизнесом. При отсутствии в документах вводной части вставляется необходимый фрагмент, например, «утверждаю», «приказываю» и так далее.

На практике встречаются рекомендации вставлять слово «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего закон. Однако эти положения не оформлены документально.

Если рассматривать такую ​​рекомендацию по существу, то можно сказать, что она избыточна, так как вся документация проходит процедуру регистрации после ее подписания.

При использовании документации в рамках одного дела допускается не заверять ее печатью, подтверждающей подлинность копии. Содержание документа должно быть полностью идентично оригинальному графику.

Если документ составлен на нескольких листах, допускается не заверять каждый лист в отдельности. Это означает, что каждую страницу не нужно ставить печать и подпись.

В этом случае применяется особая процедура сертификации: листы должны быть сшиты между собой, на оборотной стороне последнего листа нить должна быть заклеена и промаркирована.

Отметка указывает, сколько листов прошито, скреплено и пронумеровано, также вставлено слово «правильно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего должность управляющего, или уполномоченных им на это лиц. Печать прилагается. Стоит отметить, что оттиск пломбы должен располагаться таким образом, чтобы он захватывал часть клейма.

Вытяните форму

Рассматриваемое действие имеет следующие составляющие:

• название документации;
• дата принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
• наименование компании, выдавшей документацию («ООО 1234»);
• столбцы, аналогичные найденным в SR, заполняются;
• примечания;
• должность удостоверяющего и его подпись;
• печать для заверения документов.

Куда может понадобиться выписка

Выписку может понадобиться предоставить в государственные органы: например в фонд социального страхования, в налоговую инспекцию или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также может возникнуть необходимость иметь выписку в банковских кредитных организациях, вступать в саморегулируемые организации, участвовать в конкурсах и аукционах.

Чем отличается выписка от копии

На первый взгляд может показаться, что копия и выписка равнозначны. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка является лишь небольшой частью документа. Обычно в выписке из штатного расписания указывается информация, относящаяся только к одной конкретной штатной единице. И в него никогда не включаются данные из «шапки», т.е регистрационный номер штатного расписания, дата создания и срок действия (это нужно только для внутреннего пользования). Более того, он почти никогда не включает информацию из последней части, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Читайте также: Как составить договор ренты и на что обратить внимание

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях предприятиями действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не является обязательным, но при наличии такого условия оно должно быть соблюдено и по стандартным правилам оформления различных заявлений должно быть обработано представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

По российскому законодательству работник предприятия имеет право получать от своего работодателя всю информацию, касающуюся его лично.

Когда речь идет о выписке из штатного расписания, действует только одно правило: для ее получения сотрудник компании должен указать, в какой орган он ему понадобился. Но даже если он по каким-то причинам не может или не хочет этого делать, выписку ему все равно должны выдать.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой оригинал чаще всего просто дублируется с помощью копировальных аппаратов, подход к извлечению может быть более широким. Допускается делать выписку от руки, переписывая только ту часть части, которая непосредственно касается работника на той или иной должности — это удобно в тех случаях, когда нужно скопировать несколько разных частей выписки, вышедших из строя (ii в этом случае важно не исказить суть информации). Кроме того, выписку можно сделать с помощью фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же ксерокса.

Формат выписки

В организациях часто имеется специальный бланк, который используется для выписок из штатного расписания. При необходимости вам достаточно будет внести в него все необходимые данные и правильно их заверить. Эта процедура позволяет соблюсти интересы компании и одновременно упрощает работу кадровиков. Однако если нет регламента выдачи выписки и установленного образца, выписка может быть составлена ​​в любой форме.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда штатные декларации могут содержать не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они нумеруются и крепятся жесткой ниткой (не степлером!).

После этого к узлу приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного работника.

Кто делает выписку

Обычно выписка готовится в отделе кадров, так как именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Это может сделать начальник отдела кадров или один из специалистов, уполномоченных приказом руководителя компании на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директор или лицо, временно исполняющее его функции. Подписать документ должны также руководитель структурного подразделения и сотрудник отдела кадров.

Работник, для которого она предназначена, также должен поставить свою подпись на декларации.

Надо ли заверять печатью

Штамповать выписку не нужно, поскольку с 2016 года юридические лица наравне с индивидуальными предпринимателями имеют полное право не использовать штемпельную продукцию для подтверждения документов в своей деятельности. Но если в принципах бухгалтерского учета компании есть условие об использовании разных видов печатей, форма декларации, конечно же, должна быть утверждена.

Учет и регистрация выписки

Все документы, поступающие из отдела кадров и заверенные работниками компании, подлежат обязательному учету, и выписка не является исключением. Сведения о документе должны быть внесены в специальный журнал учета с указанием номера и даты выдачи. Также необходимо сделать отметку о вручении выписки в личном деле работника, запросившего ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (то есть ровно столько, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях может быть и меньше, при условии наличия соответствующей отметки в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вы получили заявление на выписку из штатного расписания, и никогда раньше этого не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с учетом, вы без труда создадите необходимую бумагу.

1. В начале следует ввести фактическое наименование документа, а затем написать дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полностью или сокращенно – обычно это не имеет значения).
2. После этого переходим к основной части. Скопируйте из штатного расписания только ту информацию, которая необходима в данном конкретном случае, т.е наименование должности, структурное подразделение компании, количество штатных должностей по данной должности, подробные сведения о заработной плате.
3. Не лишним будет отметить срок действия выписки, а также, при необходимости, организацию, для которой она выдана.
4. Если в штатном расписании есть какие-либо другие пункты, их также необходимо включить в задание.
5. Наконец, форма подписывается ответственным лицом и ставится печать.

Правила составления

Название организации, выдавшей выписку, пишется вверху документа. Наименование вводится точно, исходя из того, как оно изложено в уставной документации. Имя можно вводить несколько раз или полностью.

Впоследствии в заголовке составляемого закона указывается «Выписка из штатного расписания». Дата составления документа, а также реквизиты приказа, посредством которого утвержден график, подлежат обязательному указанию.

Пример составленной выписки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В этом случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с…». Срок годности не указан.

Содержание выписки начинается с указания количества штатных единиц в хозяйстве. Вся сумма написана. Кроме того, документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Они должны быть заполнены так же, как и SR. Стоит учесть, что вносится информация только об одном сотруднике.

Проект закона был подписан главным бухгалтером компании и начальником отдела кадров. Документация заверяется лицом, ее составившим.

Основанием для осуществления акции является письменное заявление. После подачи заявки уполномоченный сотрудник вносит необходимую информацию в разработанную форму. Право составления акта имеют: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Это зависит от размера компании.

В случае крупной организации ведомость утверждается начальником отдела кадров, руководством структурного подразделения или руководителем. Также ставится подпись сотрудника, который требует выписку.

Если закон представлен на нескольких страницах, он должен быть оформлен особым образом. Все листы подвергаются однониточному сшиванию, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должен быть запечатан. На печати проставлено количество листов, подпись художника.

После того, как бизнес зарекомендовал себя, проводится проверка. После этого выписка фиксируется как исходящий документ. Ремонт осуществляют менеджеры по персоналу или бухгалтеры. Ему присваивается номер, указывается дата и время наблюдения. Подобная отметка должна быть отражена в специальном журнале.

При внутреннем применении выписка не требуется в качестве исходящей документации.

Соответствие оригиналу

Скомпилированная выдержка должна соответствовать исходному SR. Это важный момент, так как документ можно представить в судебную систему и использовать в качестве доказательства.

Пример выписки из СР

Для обретения юридической силы сертификация проводится в установленном порядке. Сотрудник, обладающий необходимыми полномочиями, отмечает внизу «Верн», указывая занимаемую им должность, свои инициалы и подпись.

Тоже штампованный. При наличии в документе нескольких листов не допускается заверение каждой страницы отдельно. В этом случае достаточно прошить вытяжку и запаять резьбу.

Образец заполнения

На изображении показан пример:

Пример заполнения выписки

На практике возможны два варианта:

• копия выписки из утвержденного СР;
• документ в печатном виде.

Копией акта признается его изображение, фотокопированное, без дополнений и исправлений.

Основное отличие копии от распечатанного документа в том, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. При этом скопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Работник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. Работодатель не может отказать в выдаче соответствующего документа. Однако стоит учитывать, что расписание содержит личную информацию о других сотрудниках.

изготовление копии документа и передача ее третьему лицу само по себе является нарушением права на защиту персональных данных. На основании этого положения организация составляет выписку и выдает ее работнику. Он содержит информацию только об одном сотруднике.

Без окладов и выписка с завода

Часто на предприятиях, где руководители ставят целью снизить заработную плату работников, составляют график без указания этого значения. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Об этом есть указание в постановлении Норвежского статистического комитета от 2004 года. В документе указано, что в расписании обязательно должна быть графа, в которой указываются ставки дорожных сборов.

В этом разделе заработная плата должна быть указана в виде оклада, процента в зависимости от суммы дохода, тарифа сети, процента от полученной прибыли и так далее. Также указано, что оклад не может быть опущен полностью. Это положение устанавливается законодательным органом.

Работодатели должны помнить, что заработная плата сегодня не может быть ниже минимального размера оплаты труда. На основании этих данных можно сделать вывод, что планирование без указания заработной платы не допускается.

Когда от строителя требуются действия, он вправе обратиться с этим требованием к сотруднику отдела кадров или другому лицу, уполномоченному на подготовку соответствующей документации. В выписке содержится информация о работнике, который обратился. Сертификация проводится на основе правил, рассмотренных выше.

Несмотря на то, что в правовых нормах не указана конкретная форма, в которой должна быть составлена ​​выписка, к оформлению данного вида документа применяются общие положения о действиях в организациях. Полномочия по составлению и утверждению актов предоставляются лицам, полномочия которых подтверждены соответствующим приказом.