Заявление на отгул

Основания для отгула

Взять отгул просто так не получится — практика показывает, что от работника обычно требуют либо заранее или после него подготовить дополнительный выходной, либо взять отгул в связи с будущим отпуском или как отпуск без сохранения заработной платы.

В некоторых случаях, в связи с производственной необходимостью, руководство может отказать работнику в предоставлении дополнительного выходного дня, и это не будет являться нарушением законодательства – предоставление отгула осуществляется только при обоюдном согласии обеих сторон.

Стоит помнить, что сотрудники, проработавшие в данной компании менее 6 месяцев, вообще не имеют права на отгулы.

При этом есть категория работников, которые могут взять выходной в любое время, не дожидаясь одобрения руководства. Этот:

• участники Второй мировой войны;
• пенсионеры;
• люди с ограниченными возможностями;
• близкие родственники военнослужащих, погибших в связи с выполнением воинских обязанностей.

В компаниях со сменным графиком широко распространены договоренности между работниками о замене друг друга в случае необходимости. Такой способ позволяет не нарушать производственный процесс и в то же время устраивает все стороны.

Но на крупных предприятиях, где активно работают профсоюзы, зачастую имеется разработанный и утвержденный коллективный договор, в котором содержится отдельный пункт об условиях предоставления отгулов и дополнительных отпусков. При наличии такого документа каждый работник в организации должен быть ознакомлен с ним под роспись уже на этапе трудоустройства.

Отгул: давать или не давать?

Свободное время – это время отдыха, отведенное для лечения. ТК РФ содержит четыре ситуации, когда работник имеет право требовать отгул:

• он работал в выходной или праздничный день;
• работал сверхурочно;
• является донором и сдает кровь;
• работают вахтовым методом.

Выходные дни за отработанные выходные даются в днях и не оплачиваются.

В случае сверхурочной работы отгул предоставляется за часы, которые составляют не менее времени, отработанного работником сверхурочно. ТС ничего не говорит нам о его оплате. Но, как поясняет Роструд, работодатель может сам определить порядок оплаты, а если он этого не сделал, то и не платить.

Важно! Если работник заболел в выходные дни за сверхурочную работу, то отпуск не заканчивается. Их можно переупорядочить. Потом думают о Роструде.

Доноры имеют право на оплачиваемый отпуск в день сдачи крови и связанного с ней медицинского осмотра, а также после сдачи — для восстановления после процедуры. Эти выходные не могут быть заменены денежной компенсацией (см письмо Минтруда от 25.03.2019 № 14-2/ООГ-2057). Их также необходимо предоставить, если работник был донором во время отпуска. Но если он не использовал их в течение года, они сгорают.

Как оформить отгул

Во-первых, работник и работодатель должны согласовать день использования выходного дня. Сотрудник, взявший отгул без разрешения, может быть привлечен к ответственности за прогул. Исключение — бесплатное пожертвование. Даже если работодатель отказался предоставить отгул, работник может его использовать и не может быть за это наказан (ч. 4 ст. 186 ТК РФ, п. «д» п. 39 постановления Пленума Вооруженных Сил Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2). Главное получить подтверждение.

Во-вторых, порядок предоставления отгулов должен быть прописан в ЗНС, так как он не регулируется Законом о труде. Обычно процедура такова:

• Заявление на отпуск принимается у работника.
• На основании этого заявления составляется соответствующий приказ об освобождении.
• День отдыха отмечается в расписании. При ведении табеля по единой форме Т-12 или Т-13 выходной день обозначается буквенным кодом «НВ» или числовым кодом «28».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте, оформили ли вы и оплатили отгулы сотрудника. Если у вас нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

ПРИМЕЧАНИЕ! Если работник имеет право на отгул по закону, работодатель не может ему отказать или будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за административные правонарушения в виде предупреждения или штрафа в размере до 50 000 рублей. (до 70 000 рублей при повторном нарушении).

Когда писать заявление на отгул

Ранее (не менее чем за несколько дней) работник должен уведомить руководство о своем желании, написав заявление, а работодатель должен дать разрешение на отгулы после соответствующих распоряжений. Заявление на отгул можно написать и непосредственно в выходной день, но в этом случае при отсутствии очень серьезных причин шансы на согласие руководства заметно снижаются.

При отсутствии заявления работодатель может расценить отсутствие подчиненного на рабочем месте как «оболочку», то есть прямое нарушение режима работы и наложить на него дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения (в случае систематические нарушения). Этого можно избежать при условии, что работник предоставит руководителю письменные доказательства уважительных причин своего отсутствия в течение нескольких дней после «прогула» и отработает положенное время.

Основные особенности составления заявления на отгул

Как было сказано выше, единой формы заявления на отгул не существует, поэтому каждый сотрудник может написать его в свободной форме. Важное условие: документ должен содержать

• название компании,
• управленческая информация,
• сведения о сотруднике.

Также желательно указать причины, по которым работник просит дополнительный выходной день, и конкретную дату, когда он хочет его получить. Причины можно не указывать, но не забывайте, что в некоторых случаях (рождение ребенка, свадьба, похороны и так далее) работодатель не имеет права отказать работнику по закону.

Читайте также: Замена паспорта при достижении 20 и 45 лет, смене фамилии, порче или утере

Инструкция по написанию заявления на отгул

С точки зрения делопроизводства заявление на отгул имеет вполне стандартную форму и не должно вызывать больших сложностей при обработке.

1. Сначала в правом верхнем углу необходимо ввести информацию об адресате. Обычно это указывается
   • должность руководителя организации (директора, генерального директора и так далее),
   • полное наименование организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО),
   • фамилия, имя, отчество директора.
2. Затем аналогичным образом подготавливаются данные о сотруднике (должность, наименование организации, фамилия, имя, отчество).
3. Строка непосредственно под ней указывает населенный пункт, где зарегистрирован бизнес, а также дату написания заявления.
4. Значит в середине строки нужно указать название документа.
5. Основная часть должна быть посвящена сути приложения. Здесь необходимо указать желаемую дату дополнительного выходного дня и причину его (ранее отработанное рабочее время или в связи с будущим отпуском и так далее). Если у работника возникла острая необходимость в отгулах, это также следует отметить.
6. Заявление должно быть подписано с обязательной расшифровкой подписи и передано либо секретарю, либо руководителю организации лично.

Примеры составления заявлений на отгул

Далее рассмотрим конкретные примеры составления таких заявлений в зависимости от ситуации.

Заявление на отгул за свой счет на один день

У любого человека может возникнуть острая потребность в выходном от работы дне, когда нужно срочно решить какие-то личные проблемы. Термин «бесплатный», являющийся обиходным, в трудовом праве можно расшифровать следующим образом:

• административный отпуск на 1 день;
• использование дня следующего праздника, наступает или «праздник» не совсем;
• пропуск рабочего дня в выходной день.

В любом случае необходимо письменно уведомить работодателя и получить его положительное решение.

Форма заявки стандартная:

• «Шапка» по правому краю, содержащая получателя заявки и данные заявителя;
• наименование документа «декларация», расположенное посередине листа;
• текст, в котором необходимо указать дату и причину будущего выходного дня;
• ниже указывается дата подачи и проставляется личная подпись заявителя с распечаткой.

Заявление на отгул за ранее отработанный день

Бывает, что работники вынуждены работать в выходные или праздничные дни в соответствии с производственной необходимостью, либо иным образом превышают установленный для них график работы. Если у работника уже есть сверхурочная работа, он может заранее устно договориться с начальством, когда именно она должна быть компенсирована отдыхом. Но лучше составить документ в письменной форме. Если лечения не было, но оно планируется, можно попросить начальство дать дополнительный выходной в желаемую дату с последующим отгулом.

Заявление на отгул по семейным обстоятельствам

В жизни иногда возникают непредвиденные ситуации, требующие участия в них работающего человека. Иногда их можно решить за 1 день, иногда требуется больше времени. В случае особых уважительных причин (свадьбы, похороны, рождение ребенка) согласие работодателя не требуется, достаточно своевременно уведомить его с заявлением. Обычно такие причины могут быть задокументированы. Но всегда лучше получить согласие ответственного лица.

При подаче заявления на отпуск по семейным обстоятельствам используйте стандартную форму заявления, используемую вашей организацией. Специальные рекомендации:

• сформулировать причину будущего пропуска (не стоит писать сентенции типа «я не буду достаточно трезв на следующее утро после семейного отдыха»);
• если не хотите указывать причину, пишите «по семейным обстоятельствам», но в этом случае особенно желательно предварительное согласие руководства;
• по возможности обосновать причину соответствующей документацией (справкой, справкой, выпиской и т.п.).

Заявление на отгул за сдачу крови

Человек, ставший донором, имеет право на определенные социальные гарантии, в том числе на дополнительный выходной день. В отличие от обычных выходных, «дающий» день регистрируется в табеле учета рабочего времени и оплачивается как рабочий. Вы можете использовать этот день не сразу после сдачи крови, а в любое время по согласованию с работодателем.

ВАЖНЫЙ! Если день доставки выпал на выходной, право на дополнительный день отдыха сохраняется, им можно воспользоваться в любой рабочий день, удобный для работника и его руководства, либо привязать к следующему выходному.

Заявление о якобы участии в донорстве и на этом основании освобождение от работы лучше подать накануне (даже если закон вас к этому не обязывает), а затем подтвердить факт, выдав справку по форме № 402 -у.

Заявление на отгул в счет отпуска

Если работодатель не возражает, а потребность в производстве не ухудшается, работник может запросить один или несколько дней отдыха, которые затем можно «откусить» от ежегодного оплачиваемого отпуска. Вы также можете воспользоваться этим правом, если в уже «выпущенном» отпуске остались неиспользованные дни. Продолжительность отсутствия на работе в связи с отпуском не может превышать 14 календарных дней, которые подлежат оплате. Эти дни можно разделить на любые промежутки, которые принимает руководство. Важно соблюдать общее правило, что неделимая обязательная часть отпуска не может быть меньше 14 дней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ НА СЛЕДУЮЩЕЕ! Руководитель имеет право не давать согласие на такие выходные. Он имеет на это полное право, так как такие дни отдыха предоставляются только по соглашению сторон за исключением, как всегда, льготных категорий работников.

Заявление на отгул на несколько часов

Иногда сотруднику приходится уходить, чтобы решить важное дело, при этом необязательно отсутствовать весь день. В некоторых случаях руководство просто уходит, не оформляя это соглашение. Но при таком подходе возможны ситуации, когда выходной, даже официально разрешенный, но никак не оформленный документально, может считаться отсутствием, если недобросовестный руководитель решит уволить своего подчиненного. Устную договоренность доказать очень сложно, и в таких случаях суд не сможет встать на сторону неправомерно обиженного работника. Письменное заявление, особенно с подтвержденной фактической причиной, является достаточным основанием для отсутствия на рабочем месте.

Кроме того, иногда каждый рабочий час важен с точки зрения оплаты труда, например при почасовой системе оплаты труда, тогда даже кратковременное отсутствие должно быть правильно оформлено документально. В табеле за этот день необходимо внести фактическое количество отработанных часов за вычетом пропущенных – основанием будет, как когда-то, письменное заявление работника.

Вы должны написать его в стандартной форме, принятой в этой компании, либо в соответствии с общими правилами ведения бизнеса. По заявке вы должны получить разрешительную визу от руководства. В некоторых организациях дается дополнительный приказ.

Если в выходном отказали

Как правило, работодатели идут навстречу своим работникам и не отказываются от дополнительных дней отдыха. Но бывают случаи, когда запрос остается без одобрения. Основаниями для отказа являются:

• срочная работа;
• отсутствие компенсации работнику;
• форс-мажорные обстоятельства в бизнесе.

В таких ситуациях рекомендуется заранее обговорить с работодателем дополнительные дни отдыха.

В случае отказа в дополнительном отдыхе без фактических оснований работник должен обеспечить регистрацию его жалобы в качестве входящего документа. И если после этого ответа на заявление или отказа в предоставлении отдыха не поступило, работник вправе написать жалобу в трудовую инспекцию по месту нахождения работодателя. Но это уже крайняя мера.

Работнику желательно попытаться решить эту проблему самостоятельно. Если руководитель не пойдет на компромисс, его предупреждают, что после получения официального отказа в отдыхе напишут жалобу в трудовую инспекцию.