Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Что это за документ

Объяснительная записка – это документ, в котором работник письменно объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Является неотъемлемой частью любого служебного расследования, требующего заявления работника, поскольку отсутствие заявления работника, находящегося под следствием, считается грубым нарушением трудового законодательства.

Пояснительная записка пишется в свободной форме, так как единая форма законодательством не предусмотрена.

На основании этого документа комиссия внутренних расследований делает вывод о степени вины работника и принимает решение о наказании.

Материал для служебного расследования может содержать любое количество заметок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.

Памятка не всегда является частью материала служебного расследования, она может быть составлена ​​и как отдельный документ.

Это происходит в следующих случаях:

• работник совершил незначительное нарушение, не являющееся предметом внутреннего расследования;
• при совершении работником проступка работодатель сначала берет с него письменные объяснения, а затем решает вопрос о целесообразности проведения служебного расследования.

Виды объяснительных записок

По большому счету таких документов всего два вида:

• Объяснение обстоятельств и причин события или факта — под эту категорию подходит подавляющее большинство всех объяснений, о которых пойдет речь ниже.
• Объяснение полученных данных — пояснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности по различным направлениям бизнеса.

Куда пишут объяснительные записки

объяснение собственного или чужого поведения распространено в нескольких областях:

По месту работы

Работник пишет записку, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел в нетрезвом виде, не сдал вовремя отчет, надел спецодежду и так далее), причинил работодателю материальный ущерб, участвовал в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные записки по задержкам и другим происшествиям обычно направляются в отдел кадров, начальнику отдела или непосредственно работодателю (если, например, это ИП).

По месту учебы

В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста ученика). В высших и средних учебных заведениях конспекты пишет студент, в ряде случаев его родители или законные представители.

В детский сад

Объяснительные записки в дошкольные учреждения подают родители, и они объясняют свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки выплаты), а не действия детей.

Сроки написания объяснительных записок

Трудовое законодательство устанавливает четкие сроки предоставления пояснительной записки. Статья 193 ТК РФ обязывает работодателя не налагать дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней с момента обращения работника за разъяснением. Если работник в течение этих двух дней не сделал пометку, срок считается просроченным.

Когда должны быть даны пояснительные записки по месту учебы, в детских садах и других учреждениях, решение принимает администрация этих организаций, и срок должен быть разумным.

Юридическое значение объяснительных

Такие записи имеют большое юридическое значение, особенно если речь идет о трудоустройстве. Согласно ТК РФ объяснения работника являются обязательной частью процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. Пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее представления, указанный в предыдущей главе), к работнику не могут быть приняты никакие меры.

Важно не только объяснение, но и содержание. На основании служебной записки работодатель может либо применить максимально возможную меру взыскания, либо полностью отменить взыскание с работника. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо задание по уважительной причине, то объяснительная записка может спасти вас от наказания работодателя.

При этом работник не обязан писать объяснительную записку, он может отказаться от нее без юридических последствий (разве что работодатель примет решение, исходя либо из собственной оценки ситуации, либо из оценки свидетелей и другие участники мероприятия).

Читайте также: Дневник по практике экономиста для студентов в 2023 году

Способ написания объяснительной записки

Законодательство и повседневная практика предусматривают два способа написания пояснительных записок:

1. Рукописный ввод является предпочтительным методом, поскольку он позволяет идентифицировать автора, а также позволяет избежать подделки. Но даже если примечание написано не самим автором, оно обязательно должно содержать его собственноручную подпись.
2. написание на компьютере чаще используется в организациях, где установлена ​​четкая форма таких документов. Независимо от текста подпись должна быть написана от руки.

То, как вы пишете пояснительную записку, является личным выбором автора.

Как составить объяснительную записку

Несмотря на разные требования к форме и типу пояснительной записки в разных организациях, существуют и общие требования.

Понятие объяснительной

Объяснительная — один из основных видов заметок. Из названия несложно понять, что это документ, в котором автор дает некоторые пояснения.

В зависимости от содержания и функций различают следующие два вида заметок:

1. Включено. Письменное приложение к основному документу, в котором поясняются отдельные элементы, понятия, отдельные моменты.
2. Объяснительный. Записка с описанием обстоятельств и причин тех или иных происшествий, чрезвычайных ситуаций, проступков, нарушений трудовой дисциплины или других происшествий.

По структуре и содержанию пояснительные записки очень похожи на служебные записки. Но есть и ряд отличий. Главное, чтобы доклады содержали выводы и предложения. Кроме того, данный вид документа можно планировать и использовать в качестве отчета за определенный период.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования пояснительная записка является основным документом, раскрывающим детали и причины нарушения.

Решение комиссии о наказании работника зависит от содержания при условии, что оно содержит достоверную информацию. Но в ряде случаев при наличии иных доказательств вины (невиновности) работника это будет лишь формальностью, необходимой для соблюдения порядка проведения служебного расследования.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия, как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), прежде чем наказывать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение о том, что нарушение.

Традиционно в делопроизводстве этот документ известен как пояснительная записка.

Но это не значит, что если работник называет этот документ иначе, например, «письменные пояснения», работодатель вправе его не принять.

Это означает, что объяснительная записка не будет обязательным документом, если в материале расследования уже есть письменные объяснения работника, иначе поименованного.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Кто, кому и в какой срок её пишет

Написать объяснительную записку должны следующие категории работников:

• допустившие нарушение трудовой дисциплины или должностных инструкций;
• лица, присутствовавшие при совершении преступления другим лицом;
• те, кто является непосредственным начальником работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
• любой работник, чей работодатель запросил объяснение.

Это не означает, что при совершении любого нарушения все вышеперечисленные сотрудники должны писать объяснительные — это остается на усмотрение комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной записки лицом, подлежащим дисциплинарному взысканию.

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является главой комиссии, проводящей служебное расследование.

Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ составляется на имя непосредственного руководителя, особенно в том случае, когда объяснительная записка пишется без расследования.

Согласно статье 193 ТК РФ, на составление объяснительной записки работнику отводится 2 рабочих дня. Указанный срок начинает течь на следующий день после получения работником требований о разъяснении.

Продлевается на период отсутствия человека на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, больничный).

На основании чего она пишется

Записка пишется в двух случаях:

• письменный запрос от работодателя;
• устное распоряжение руководителя.

Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если в течение двух дней от работника не будут получены объяснения, составить иск невозможно — нет доказательств того, что работника привлекли для объяснений.

Поэтому лучше направить письменный запрос: в двух экземплярах один отдать сотруднику, а на другом пусть распишется в получении и проставит дату.

В каких случаях это происходит

Объяснительная записка пишется независимо от того, когда работодатель считает нужным обратиться к работнику за разъяснениями по конкретному поводу.

Наиболее распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной записки о нарушениях:

• опоздание на работу;
• покидать рабочее место раньше установленного срока;
• отсутствие, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
• появляется на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
• нецензурная брань в адрес других сотрудников или клиентов Компании;
• ошибки, допущенные при исполнении служебных обязанностей;
• систематическое нарушение должностной инструкции.

Этот список далеко не исчерпывающий.

Порядок передачи

Порядок написания пояснительной записки и представления ее на рассмотрение включает следующие этапы:

1. Получение от работника требования о даче объяснений по конкретному поводу.
2. Напишите письменные объяснения в течение 2-х дней.
3. Передача объяснительной записки в приемную начальника или непосредственно в комиссию, производящую расследование.
4. Рассмотрение всех фактов в документе.
5. Решение о штрафе.

Дела, по которым проходит записка в делопроизводстве организации, практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы, написанные работниками (заявления, служебные записки и служебные записки).

Общие правила оформления

Пояснительные записки составляются по тем же правилам делопроизводства, что и другие документы.

Что должна содержать

Объяснение должно содержать следующую информацию:

• ФИО и должность руководителя, на чье имя она написана;
• ФИО и должность сотрудника, его составившего;
• наименование документа, в данном случае оптимально – «пояснительная записка»;
• текст заметки. Он должен содержать как можно более подробные сведения о совершенном правонарушении;
• дата приготовления;
• подпись работника, его составившего.

Как оформить

В законодательстве не указано, как должна быть составлена ​​пояснительная записка, поэтому при ее составлении руководствуются основными правилами составления документов:

• заметку можно набрать или распечатать на ПК;
• он должен содержать «шапку» с указанием данных о сотрудниках, для которых он предназначен, и кто его написал соответственно;
• в конце должна стоять дата составления и личная подпись работника, написавшего пояснительную записку.
• если записка написана от руки, она должна быть написана синей или черной ручкой, нельзя использовать карандаш или цветные чернила.
• почерк должен быть разборчивым, чтобы написанный текст можно было легко прочитать.

Таковы правила, сложившиеся в делопроизводстве при составлении документов, но поскольку обоснование является документом, который часто запрашивают в конфликтной ситуации, можно ожидать, что сотрудник позволит себе пренебречь правилами оформления.

Если они незначительны, работодателю лучше их проигнорировать и принять объяснительную записку, особенно если работник зарегистрировал ее у секретаря.

Возможные примеры и образцы текста как написать объяснительную записку

Начальнику об ошибках в работе

При заполнении кассового чека я допустил следующую ошибку:

1. Я ввел неправильную дату.
2. Неверно введена принятая сумма.

Причина случившегося в том, что меня отвлекли сотрудники компании, которые стоят у кассы, чтобы получить зарплату.

О неисполнении трудовых обязанностей

Приказ главного бухгалтера о начислении отпускных от Петрова И.А не выполнил в связи с тем, что данная работа не входит в мои должностные обязанности, что подтверждается прилагаемой должностной инструкцией.

По факту выявленных нарушений

По факту выявленных излишков при инвентаризации кассы могу дать следующие пояснения: в связи с отсутствием разменных чеков на выдачу сдачи я положил в кассу собственные денежные средства в сумме 900 (девятьсот) руб.

За опоздание

В связи с моим опозданием сегодня, 02.13.2019, могу пояснить, что задержка произошла в результате поломки троллейбуса, которым я ехал на работу.

Советы эксперта для сотрудников: как правильно написать объяснительную записку, чтобы не наказали

Для использования объяснительной попытки смягчения приговора необходимо соблюдать следующие правила:

• не отказывайтесь от дачи письменных объяснений – их отсутствие не может служить основанием для запрета наказывать работника;
• излагайте события и факты как можно подробнее, но в тексте следует давать только достоверную информацию;
• при наличии дополнительных подтверждающих документов их можно приложить к пояснительной записке.

Однако решение о назначении наказания и его виде будет приниматься работодателем и будет зависеть от тяжести совершенного правонарушения.